PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA ....
CONCEPTOConsiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc. IMPORTANCIA •Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. •Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. •Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. •Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. •Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. •Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. •Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. •Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. •Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. •Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. •Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa. •Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. •Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
PRINCIPIOS PRINCIPIO DEFINICIÓN DEL OBJETIVO: El plan debe ser definido de forma clara y concisa para que la implementación sea adecuada. La implementación debe ser realizada en función del objetivo que se desea alcanzar. PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: El plan debe ser flexible y elástico con el fin de adaptarlo a situaciones imprevistas. PRINCIPIO DE CONSISTENCIAS: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes para que todos interactuen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. PRINCIPIO DE RENTABILIDAD:Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exigen. PRINCIPIO DE PARTICIPACIÓN:Todo plan deberá conseguir la participación de las personas. Su elaboración deberá ser en grupo para lograr resultados eficientes, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vistas distintos y complementarios. TIPOS OBJETIVOS: Los objetivos son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.Los objetivos deben establecerse en la forma más clara que sea posible, para poder concretar a los subalternos en las metas que deben alcanzar. POLÍTICAS: Las políticas son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Las políticas que se tracen deben marcar áreas específicas que aseguren el logro de las metas; por ello la formulación de las políticas debe partir de hechos y no de reflexiones personales, ni de decisiones oportunistas. Las políticas deben ser expresadas en forma clara y precisa para que puedan ser interpretadas, ayudando así considerablemente a la realización del trabajo administrativo. Hay que dejar en claro que las políticas deben ser amplias, es decir, dejar un margen para que el subordinado pueda juzgar discrecionalmente. De no darse, este margen sería una regla. Ejemplo de política de ventas:
PROCEDIMIENTO: Un procedimiento es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización. Los procedimientos permiten canalizar todas las actividades de la organización hacia sus objetivos primarios, contribuyendo a la delegación de la autoridad en los subalternos con la certeza de que se ajustan a los objetivos y políticas de la organización. Los procedimientos son guías de acción y no de razonamiento, para sentar criterios. PRESUPUESTO: Un presupuesto es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica. El presupuesto puede ser dado en unidades de tiempo, unidades de materiales, hombre hora, horas máquinas, en términos financieros o en cualquier otro término numérico. En la mayoría de los casos, los presupuestos se dan en términos monetarios, debido a que las unidades monetarias son las más utilizadas. REGLAS: Las reglas son guías de acción, más que para el pensamiento. Se diferencian de los procedimientos en que no hay secuencia en el tiempo de las políticas, se diferencian porque éstas orientan el pensamiento de quien corresponde tomar decisiones dejando margen para juzgar discrecionalmente; en cambio, las reglas son guías de acción, pero no permiten discreción en su aplicación. PROGRAMA: Un programa es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto. PROYECTO: Un proyecto es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. PLANEACIÓN A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO Para determinar la planeación a corto, largo o mediano plazo es necesario tener en cuenta los siguientes factores:
En términos generales en las organizaciones, cuando la planeación se hace de seis meses o doce meses de habla de la Planeación a Corto Plazo. Cuando la planeación se hace de uno a tres años se habla de la Planeación a Mediano Plazo. Cuando la planeación se hace de tres a cinco años se habla de la Planeación a Largo Plazo.
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